Wenn ein Mitarbeiter geht, geht sein Wissen oft mit

Wo liegt die Zugangsdatei für das Bankprogramm? Wie läuft die Inventur? Wer ist beim Lieferanten der richtige Ansprechpartner, und was muss man bei der Maschine in Halle 2 beachten, wenn sie piept?

Solche Dinge stehen in Köpfen, auf Zetteln, in privaten Notizen und in alten E-Mails. Solange der Kollege da ist, fragt man ihn. Geht er in Rente, wechselt den Arbeitgeber oder ist drei Wochen krank, fängt die Suche an. Und vieles findet man nie wieder.

Das kostet jedes Mal Zeit, Nerven und manchmal einen Kunden.

Eine Stelle, an der das Firmenwissen steht

In der Wissensdatenbank schreibt jeder Mitarbeiter auf, was er weiß und was die anderen wissen müssen. Ein Titel, ein Text, Speichern. Fertig.

Wer später etwas sucht, tippt ein Stichwort in die Suche und findet das Dokument in Sekunden. Auch dann, wenn der Kollege, der es geschrieben hat, längst nicht mehr in der Firma ist.

Weniger Fragen, weniger Suchen, weniger Abhängigkeit

• Urlaub und Krankheit sind kein Stillstand: Die Vertretung liest nach, statt den Kollegen anzurufen.
• Neue Mitarbeiter sind schneller eingearbeitet: Die wichtigsten Abläufe stehen schon da und müssen nicht jedes Mal neu erklärt werden.
• Ein Weggang reißt keine Lücke: Was ein Mitarbeiter aufgeschrieben hat, bleibt in der Wissensdatenbank, auch nach seinem letzten Arbeitstag.
• Keine Einarbeitung in die Software selbst: Wer eine E-Mail schreiben kann, kann auch die Wissensdatenbank bedienen.

Kategorien, damit jedes Dokument seinen Platz hat

In der Wissensdatenbank landet jedes Dokument in einer Kategorie. Damit sieht man auf einen Blick, was gerade wichtig ist und was nur zum Nachschlagen da ist.

• Favoriten für das, was man ständig braucht.
• Wichtig für Abläufe, die jeder kennen muss.
• Normal für das tägliche Wissen.
• Vorlagen für Texte, die man immer wieder kopiert, zum Beispiel eine Standard-Antwort an Kunden.
• Archiv und Archiv Unwichtiges für Altes, das man nicht wegwerfen will.

Die Kategorien der Wissensdatenbank sind nur ein Vorschlag zum Start. Sie benennen sie um, ändern die Reihenfolge oder legen eigene an, zum Beispiel „Buchhaltung“, „Lager“ oder „Maschinen“. In jeder Kategorie steht das zuletzt geänderte Dokument oben.

Ein Stichwort genügt

Die Suche der Wissensdatenbank durchsucht Titel und Text aller Dokumente, die Sie sehen dürfen. Mehrere Wörter grenzen die Treffer ein, und die Fundstelle wird farbig markiert. So sehen Sie sofort, ob es das richtige Dokument ist.

Für das, was jeder dauernd braucht, gibt es zehn Schnelle Dokumente. Sie stehen immer in der Navigation, einen Klick entfernt: die Telefonliste, das WLAN-Passwort für Gäste, die Öffnungszeiten, der Ansprechpartner für den Drucker.

Keine Ordnerstruktur, durch die man sich klicken muss. Suchen, finden, weiterarbeiten.

Jeder sieht, was er braucht, und nur das

Ein neues Dokument in der Wissensdatenbank ist zunächst für alle in der Firma offen. Das ist für die meisten Inhalte richtig, denn Wissen soll geteilt werden.

Manche Dinge gehören aber nicht in jede Hand: die Abläufe der Lohnbuchhaltung, die Zugänge zum Bankprogramm, Notizen der Geschäftsführung. Für solche Dokumente tragen Sie mit einem Klick ein, wer sie sehen darf:

• eine Abteilung, zum Beispiel „Buchhaltung“,
• eine Gruppe, zum Beispiel „Teamleitung“,
• oder einzelne Personen, zum Beispiel „Jochen Müller“.

Alle anderen sehen das Dokument dann gar nicht, auch nicht in der Suche. Wer sich aus Versehen selbst aussperren würde, bekommt vorher eine deutliche Warnung. Die Rechte gibt es im Testzugang und im Standard-Tarif gleichermaßen, ohne Aufpreis.

Das Foto vom Typenschild gehört zur Anleitung

Die Anleitung steht in einem Programm, das Formular liegt auf einem Laufwerk, das Foto vom Typenschild ist im Handy des Kollegen. Wer etwas sucht, findet nur die Hälfte.

In der Wissensdatenbank hängen Sie bis zu 20 Dateien direkt an das Dokument, zu dem sie gehören: Fotos, PDF, Word, Excel, PowerPoint und LibreOffice. Wer das Dokument nicht sehen darf, sieht auch die Dateien nicht. Ein Admin schaltet das Hochladen in den Einstellungen ein, die ersten 100 MB sind kostenlos.

In der Wissensdatenbank geht nichts verloren

• Papierkorb statt Löschen: Gelöschte Dokumente und Dateien sind nicht weg. Gelöscht wird bewusst nur mit zwei Haken, „Sicher“ und „Wirklich sicher?“.
• Nur Admins entscheiden endgültig: Den Papierkorb sehen nur Admins. Löscht jemand vor seinem Weggang Inhalte, holt ein Admin sie zurück.
• Jede Änderung nachvollziehbar: Das Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat, mit dem Stand vorher und nachher.
• Kein stilles Überschreiben: Bearbeiten zwei Personen dasselbe Dokument gleichzeitig, verliert keiner seinen Text.
• Ihre Daten gehören Ihnen: Der Datenexport liefert jederzeit alle Inhalte und alle Dateien.

Schrift und Hintergrund nach eigenem Geschmack

Im Dokument selbst gibt es keine Gestaltung, damit es einfach bleibt. Die Ansicht der Wissensdatenbank stellt aber jeder für sich selbst ein, ohne dass es die Kollegen betrifft:

• 13 Hintergrundfarben, von Weiß über augenschonendes Sepia bis zu dunklen Varianten für alle, die abends oder in dunklen Räumen arbeiten.
• 10 Schriftarten, mit und ohne Serifen, alle als gut lesbare Systemschriften.

Wer findet, dass es „zu hell“, „zu grau“ oder „zu klein“ aussieht, ändert das in den Einstellungen in wenigen Sekunden.

Tobias Völzke, Inhaber und Entwickler

Die Wissensdatenbank kommt nicht von einem anonymen Konzern, sondern von mir. Ich bin Einzelunternehmer, habe den kaufmännischen Alltag selbst als Verkäufer und Einzelhandelskaufmann erlebt und baue Software für genau diesen Alltag: Werkzeuge, die bei der Arbeit helfen, statt selbst Arbeit zu machen.

Die Wissensdatenbank läuft auf einem Server in Deutschland, die Datenbank wird stündlich gesichert. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO schließen Sie direkt im Programm ab, kostenlos.

Für wen die Wissensdatenbank passt und für wen nicht

Die Wissensdatenbank passt gut, wenn …

• Sie Wissen sichern wollen, ohne dass jemand erst ein Programm lernen muss.
• viele Mitarbeiter Zugang haben sollen, auch Lager, Aushilfen und Azubis, ohne dass jedes Konto Geld kostet.
• Ihnen der Inhalt wichtiger ist als die Optik.
• Sie einen persönlichen Ansprechpartner in Deutschland möchten.

Die Wissensdatenbank passt eher nicht, wenn …

• Sie gestaltete Handbücher mit Überschriften, Tabellen und Farben im Text brauchen.
• Sie Anbindungen an Chat-Programme, Cloud-Laufwerke oder eine KI-Suche erwarten.
• Sie eine Plattform für ganze Projekte mit Aufgaben, Terminen und Kommentaren suchen.